Hos Delfinerne har vi naturligvis en politik omkring beskyttelse af persondata. Denne kan læses længere nede af siden.
Finder du billeder af dit barn på hjemmesiden, som du ønsker fjernet, så hold dig ikke tilbage fra at sende en mail til admin@delfinerne.dk, og billederne vil blive fjernet fra siden.
Dataansvarlig
Delfinerne (foreningen) er dataansvarlig for de personoplysninger, gruppen behandler om medlemmer, forældre, ledere og frivillige. Har du spørgsmål til, hvordan vi behandler dine oplysninger, eller ønsker du at gøre brug af dine rettigheder (se nedenfor), kan du kontakte bestyrelsen på bestyrelse@delfinerne.dk.
Værdier
- Vi har respekt for persondata og den enkeltes ret til at bestemme over egne data.
- Vi bruger vores sunde fornuft, når vi har med persondata at gøre.
- Vi gør os umage med at passe på personoplysninger. Vi indsamler persondata til specifikke formål og sletter dem, så snart formålet er opfyldt.
- Vi fortæller, hvad vi bruger medlemmers, frivilliges og pårørendes personoplysninger til.
- Når vi omgås hinanden, tænker vi over, hvordan vi håndterer personoplysninger.
På Delfingården
- Vi opbevarer som hovedregel ikke personoplysninger i fysisk format
- Vi lader ikke fortrolige papirer ligge fremme
- Vi rydder løbende op i de persondata, vi har liggende. Papirer, vi ikke behøver mere, makulerer vi eller brænder over bål.
Filer og mails
- Vi underlader som hovedregel at sende personoplysninger over mail.
- Vi sletter filer og mails med persondata, når behandlingsformålet er endeligt afsluttet.
- Vi deler kun persondata med relevante ledere/personer. Vi overvejer, hvilken information der er offentligt tilgængelig, fx på gruppens hjemmeside/facebook mv.
Særlig opmærksomhed
- Vi skal være særligt opmærksomme på ikke unødigt at behandle følsomme personoplysninger herunder helbredsoplysninger og cpr-numre.
- Medlemmernes følsomme personoplysninger er kun tilgængelige for relevante ledere.
Databeskyttelsespolitik for persondata hos Spejdergruppen Delfinerne
Bestyrelsen er ansvarlig for databeskyttelsespolitikken.
Politikken revideres årligt på et bestyrelsesmøde i foråret og udsendes efterfølgende til alle medlemmer af bestyrelsen og alle ledere via DDS' medlemssystem.
§1 Medlemmernes følsomme personoplysninger er kun tilgængelige for relevante ledere og må ikke udveksles/lagres elektronisk og skal destrueres efter endt anvendelse.
§2 Delfinerne lagrer ikke cpr-numre eller helbredsoplysninger uden for møder eller ture.
§3 Den af bestyrelsen udpegede medlemsadministrator har ansvaret for at vedligeholde medlemssystemet og dermed slette udmeldte af systemet.
§4 Delfinerne sender ikke følsomme personoplysninger med e-mail/sms/messenger eller lignende.
§5 Ledere og bestyrelsesmedlemmer skal årligt gennemgå og slette e-mails/beskeder med personoplysninger. Ved fratrædelse af rolle skal e-mails og lignende ligeledes gennemgås og slettes.
§6 Der må ikke lagres følsomme personoplysninger på www.delfinerne.dk, facebook.com/delfinerne – de blå spejdere i Skæring og Egå, eller andre tilsvarende tjenester. Personfølsomme data skal opbevares i medlemssystemet.
§7 Ved indmeldelse giver forældrene eller spejderen over 16 år samtykke til deling af portrætfotos på www.delfinerne.dk, facebook.com/delfinerne – de blå spejdere i Skæring og Egå, eller andre tilsvarende tjenester. Samtykket kan til enhver tid trækkes tilbage, jf. §8.
§8 Spejdere, ledere eller forældre kan til enhver tid bede om at få slettet portrætfotos eller trække deres samtykke til fotodeling tilbage. Henvendelse sker til admin@delfinerne.dk, og sletning foretages af den persondataansvarlige i bestyrelsen.
§9 Opbevaring af personoplysninger er tidsbegrænset til det, der er nødvendigt for formålet. Almindelige medlemsoplysninger slettes fra medlemssystemet ved udmeldelse, medmindre anden lovgivning (fx bogføringsloven) kræver længere opbevaring. Ansøgninger om medlemskab, der ikke fører til optagelse, slettes efter modtagelsen.
§10 De registrerede (medlemmer, forældre, ledere, frivillige) har efter databeskyttelsesforordningen ret til:
- indsigt i, hvilke oplysninger vi behandler om dem,
- berigtigelse af urigtige oplysninger,
- sletning af oplysninger, hvor betingelserne herfor er opfyldt,
- begrænsning af behandlingen i visse tilfælde,
- indsigelse mod behandlingen, hvor den sker på grundlag af legitim interesse,
- dataportabilitet, hvor behandlingen sker på grundlag af samtykke eller en aftale.
Henvendelser om ovenstående rettigheder sendes til bestyrelse@delfinerne.dk.
Hvad er personoplysninger?
Persondata er faktisk alle oplysninger, der kan føre til identifikation af en fysisk person: navn, adresse, mailadresse, alder, bankkonto, medlemsnummer osv.
Hvad er følsomme personoplysninger?
Følsomme personoplysninger er oplysninger om race/etnicitet, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmedlemskab, genetiske og biometriske data, helbredsoplysninger mv.
For Delfinerne er det oftest helbredsoplysninger (allergier, medicin, diagnoser), der er relevante, og de kræver samtykke og ekstra beskyttelse.
Hvordan opbevares persondata?
Persondata skal altid opbevares sikkert, så uvedkommende ikke har adgang til dem.
Overvej altid om det virkelig er nødvendigt at behandle personoplysninger fysisk.
Personoplysninger bør i videst muligt omfang behandles i medlemservice.
Hvornår må persondata behandles?
Der skal være et konkret og klart formål for at indsamle og opbevare oplysninger om medlemmer, frivillige og pårørende. Formålet skal gå på need-to-have-information, og alt det, der er nice-to-have, skal skæres fra. Når formålet ikke længere er gældende, skal data slettes. Derudover skal det være lovligt at behandle oplysningerne.
Behandling omfatter enhver håndtering af persondata, bl.a. at oprette, redigere, slette, have læseadgang til, videresende m.m.
Almindeligvis behandles persondata som led i delfinernes opfyldelse af en aftale med den registrerede (fx om medlemskab, tilmelding eller deltagelse på tur/arrangement) subsidiært på baggrund af samtykke fra personen (fx modtagelse af nyhedsbreve), jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6.
Følsomme personoplysninger (fx helbredsoplysninger) må i de fleste tilfælde kun behandles, hvis personen/forældremyndighedsindehaveren har givet udtrykkeligt samtykke til at netop disse data behandles til det specifikke formål, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9.